Hinweisgeberschutzgesetz – Internes Berichtsamt von Inline Hydraulik

Mit Wirkung zum 2. Juli 2023 hat die Bundesrepublik Deutschland die Europäische Whistleblower-Richtlinie durch das Hinweisgeberschutzgesetz in das deutsche Recht umgesetzt.

Dies wird den Mitarbeitern einen regulatorischen Rahmen bieten, der es ihnen ermöglicht, Gesetzesverstöße oder entsprechende Verdachtsmomente im Unternehmen in Zukunft besser zu melden. Um den Whistleblower zu schützen, muss das Unternehmen ein qualifiziertes internes Meldebüro einrichten, das die Identität des Whistleblowers vertraulich behandelt. Es ist dem Unternehmen strengstens verboten, Vergeltungsmaßnahmen gegen den Whistleblower für eine gewissenhafte Meldung zu ergreifen. Der Whistleblower erhält Rückmeldungen über das Schicksal seiner oder ihren Meldungen.

Bei Inline gelten dieselbe Meldemöglichkeit und derselbe Schutz auch für Personen, die nicht beim Unternehmen beschäftigt sind und im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen (z. B. Mitarbeiter von Kunden und Lieferanten des Unternehmens).

Es besteht keine Verpflichtung zur Meldung, sie ist rein freiwillig. Inline begrüßt jedoch ausdrücklich relevante Meldungen, um Verstöße schnell zu identifizieren, zu beheben oder zu verhindern. Das interne Berichtsbüro von Inline befindet sich in der Rechtsabteilung von Inline und bietet folgende Meldekanäle an.

Interne Berichtsstelle Inline

Verfahrensregeln für das Gesetz zum Schutz von Whistleblower

externe Version (interne Version im Inline-Intranet)

Großer persönlicher Anwendungs- und Schutzbereich

Insbesondere werden Arbeitnehmer, Auszubildende, Quasi-Angestellte und Zeitarbeiter, die dem Unternehmen zugeteilt sind, als Angestellte betrachtet.

Ebenso berechtigt zum Melden sind nicht beschäftigte natürliche Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Aktivitäten mit dem Unternehmen in Kontakt stehen (z. B. Mitarbeiter von Kunden und Lieferanten des Unternehmens).

Vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind nicht nur die meldenden Personen selbst, sondern auch Dritte, die mit dem Whistleblower in Kontakt stehen (z. B. Angehörige des Whistleblowers, die ebenfalls vom Unternehmen angestellt sind) und Drittanbieter, die eine berufliche Beziehung zum Whistleblower haben (z. B. das Lieferantenunternehmen, dessen freiberuflicher Mitarbeiter eine Meldung erstellt).

Materieller Anwendungsbereich: Nur Gesetzesverletzungen

Der tatsächliche Anwendungsbereich des Whistleblower-Schutzgesetzes umfasst ausschließlich Feststellungen und begründete Verdachtsmomente von abgeschlossenen, versuchten oder unmittelbar bevorstehenden Straftaten (alle) sowie bestimmter Verstöße gegen Geldstrafen (z. B. Arbeitssicherheit, Produkthaftung, Umweltschutz, Außenhandel, Kartellrecht, Korruption, Geldwäsche, Datenschutz). Daher dürfen nur die HinSchG-spezifischen Meldekanäle für interne Meldungen von Straftaten und Geldstrafen, falls zutreffend, genutzt werden.

Interne Berichterstattung gemäß dem Whistleblower-Schutzgesetz

Interne Nachrichten des Prozessflusses

1. Whistleblower meldet sich über einen der Meldekanäle an das interne Meldebüro
2. Meldung von Bürounterlagen über Meldekanäle (es wird keine Tonbandaufnahme erstellt)
3. Das Meldebüro klärt mit dem Whistleblower, ob die Nachricht richtig verstanden wurde
4. Wenn ein SMS-Feedback-Kanal verfügbar ist, sendet das Meldebüro dem Whistleblower innerhalb von sieben Tagen nach Absenden der Nachricht eine Empfangsbestätigung
5. Das Berichtsbüro überprüft die Abschlussfähigkeit der Nachricht
6. Das Meldebüro untersucht schlüssige Informationen (Klärung von Fakten), falls nötig, mit Anfragen an den Whistleblower.
7. Das Berichtsamt bewertet das Ergebnis der Untersuchung und leitet, falls nötig, Folgemaßnahmen ein, um den Verstoß zu beenden, Sanktionen zu verhängen und Wiederholungen zu verhindern
8. Das Berichtsamt erstellt den Abschlussbericht
9. Falls ein Rückmeldungskanal existiert, informiert das Meldebüro den Whistleblower innerhalb von drei Monaten über das Schicksal seines Berichts, insbesondere über ergriffene/geplante Folgemaßnahmen, alternativ über den vorläufigen Status
10. Nach Ablauf der Löschfrist veranlasst das Berichtsamt die Löschung der Falldokumente.

Anonyme Meldung?

Der Gesetzgeber hat absichtlich darauf verzichtet, Unternehmen dazu zu zwingen, anonyme Meldekanäle einzurichten, insbesondere weil der zugehörige anonyme Rückmeldekanal vom Meldebüro an den Whistleblower technisch schwierig umzusetzen ist.

Unser internes Meldebüro nimmt dennoch anonyme Hinweise gerne an, zum Beispiel wenn Sie die Hotline über Ihr privates Telefon mit einer unterdrückten Nummer kontaktieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Sie in diesem Fall nicht aktiv bei Fragen zu den Fakten des Falls oder Informationen zu ergriffenen Maßnahmen kontaktieren können. Sie würden daher im Falle einer anonymen Benachrichtigung stillschweigend auf unser aktives Feedback verzichten. Sie hätten jedoch immer die Möglichkeit, MROS auf eigene Initiative erneut zu kontaktieren, um die Fakten des Falls zu klären oder Informationen über den Status des Falls zu erhalten.

Vertraulichkeit, Datenschutzerklärung

Die Nutzung unserer internen Meldekanäle oder Beschwerdeverfahren ist freiwillig und kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Inline Hydraulik GmbH erfordern. Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist Art.6 Absatz 1 s.1 lit.c in Verbindung mit dem Whistleblower-Schutzgesetz.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Meldung nur in dem Maße, das notwendig ist, um die Fakten festzustellen, zu bewerten, zu planen und gegebenenfalls Folgemaßnahmen umzusetzen sowie für die damit verbundene Kommunikation mit Ihnen. Es kann notwendig sein, die Datenverarbeitung an Dritte auszulagern (falls erforderlich, auf Grundlage einer Kommissionsvereinbarung nach Datenschutzrecht).

Ihre Identität wird gemäß den Anforderungen des Whistleblower-Schutzgesetzes vertraulich behandelt. Dazu gehört, die Gruppe der Datenempfänger so klein wie möglich zu halten, eine möglichst anonyme Verarbeitung sowie das strenge Notwendigkeitsprinzip. Wir behandeln auch die personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Person als vertraulich. Je nach Falllage kann eine selektive Übermittlung personenbezogener Daten insbesondere an Behörden oder Gerichte notwendig sein.

Die Löschung der Falldokumentation erfolgt drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens, sofern nicht eine längere Aufbewahrung proportional erforderlich ist (§11 Abs.5 HinSchG).

Weitere Anmerkungen, Rechtstext

Neben dem internen Meldebüro haben Sie auch die Möglichkeit, Ihren Bericht an sogenannte externe Meldestellen einzureichen, insbesondere an das Bundesamt für Justiz, BaFin oder das Bundeskartellamt. Nach dem Leitprinzip des Gesetzes sollten Meldungen jedoch in erster Linie an das interne Meldebüro (§7 Absatz 3 HinSchG) gesendet werden; Inline begrüßt auch die Route über das interne Meldeamt mit ihren kürzeren Entfernungen und besserer Nähe zu den Fakten. Sollten Sie sich gezwungen fühlen, der Öffentlichkeit eine Offenlegung zu machen, genießen Sie den Schutz der HinSchG nur, wenn Sie zuvor erfolglos an ein externes Meldebüro gemeldet haben, d. h. wenn Sie keine rechtzeitige oder ausreichende Rückmeldung über das Schicksal Ihres Berichts erhalten haben, wenn keine Nachverfolgungsmaßnahmen ergriffen wurden oder besondere Hindernisse bestehen (§32 HinSchG).

Für weitere Details siehe bitte den Rechtstext (deutsch).